Wróć

Przechowywanie dokumentów firmowych w magazynie samoobsługowym GizoBOX

W wielu firmach konieczne jest przechowywanie tysięcy teczek pełnych dokumentów. Zazwyczaj w siedzibie przedsiębiorstwa nie ma odpowiedniego miejsca, by stworzyć archiwum. Wówczas dobrym rozwiązaniem mogą okazać się postawienie na zewnętrzne magazyny. Jakie są ich zalety?

Przechowywanie dokumentów a prawo

Zgodnie z przepisami, dokumenty muszą być przechowywane nawet przez kilka lat od momentu ich wystawienia. W urzędach, firmach świadczących usługi dla klientów indywidualnych oraz przedsiębiorstwach podpisujących dziesiątki umów konieczne jest stworzenie osobnego archiwum. Taką funkcję może pełnić zewnętrzny magazyn – zwłaszcza taki, który jest odpowiednio zabezpieczony.

Jakie dokumenty firmowe można przechowywać w magazynie?

Magazyny samoobsługowe to miejsca, w których można przechowywać dowolne dokumenty biurowe. Najważniejsze jest zachowanie odpowiednich warunków, w których papier pozostanie w odpowiednim stanie. Kluczowe jest też zadbanie o bezpieczeństwo. Do dokumentów kadrowo-płacowych i zawierających dane osobowe klientów nie mogą mieć dostępu osoby postronne. Wszelkie umowy, rozliczenia i pisma muszą być odpowiednio chronione, by nie doszło do wycieku cennych informacji.

Przechowywanie dokumentów zgodnie z własnymi potrzebami

W przechowalniach samoobsługowych to klient może zdecydować, jaką powierzchnię magazynu wybierze. Istnieje opcja wynajęcia zarówno niewielkiego pomieszczenia, jak i jednej bądź kilku skrytek o łącznej powierzchni kilkudziesięciu metrów kwadratowych. W każdej chwili można także zmienić swój wybór. To znacznie bardziej uniwersalne rozwiązanie niż budowanie własnego magazynu czy przeznaczanie konkretnego pokoju do stworzenia archiwum.

Łatwy dostęp do przechowywanych dokumentów

Warto, by magazyn samoobsługowy znajdował się w łatwo dostępnym miejscu. Często konieczne jest bowiem sięganie do przechowywanych w nim dokumentów. Wybór zewnętrznej przechowalni jest świetnym wyborem także wtedy, gdy dane przedsiębiorstwo ma kilka siedzib w jednym mieście. Wówczas wszystkie dokumenty znajdują się w tym samym miejscu, co pozwala na ich szybkie znalezienie w razie potrzeby. W magazynach tworzy się systemy regałów i pudeł, pozwalające na uporządkowanie segregatorów z dokumentami.

Bezpieczne przechowywanie dokumentów

Dokumenty zwykle zawierają dane osobowe i inne ważne informacje. Z tego powodu muszą być przechowywane w bezpieczny sposób. Dobrym wyborem są przechowalnie samoobsługowe. W takich miejscach znajdują się bowiem kamery i dodatkowe zabezpieczenia, które uniemożliwiają włamanie się do skrytki. Korzystanie z podobnych przestrzeni często jest bezpieczniejsze niż składowanie dokumentów na terenie firmy. Nad działaniem całego magazynu czuwają specjaliści i rozbudowane systemy informatyczne.

Zalety przechowywania dokumentów w magazynie samoobsługowym

Przechowywanie dokumentów księgowych poza siedzibą może mieć wiele zalet. W przypadku magazynów samoobsługowych to klient wybiera, jak dużą powierzchnię wynajmie. Może umieścić w niej regały, pozwalające na posegregowanie teczek i kartonów z dokumentami. Takie przestrzenie są suche i pozwalają na bezpieczne przechowywanie dokumentów, podatnych na działanie wilgoci.

Wynajem przestrzeni magazynowej jest też tańszy niż stworzenie dobudówki w swojej firmie. To dobry wybór dla osób, które wynajmują powierzchnie biurowe, a więc nie mogą zmodyfikować budynku. Magazyny samoobsługowe zwykle znajdują się blisko ważnych tras komunikacyjnych, dlatego można dostać się do nich z każdego miejsca. To rozwiązanie tanie, elastyczne i bezpieczne, co sprawia, że cieszy się ono rosnącą popularnością. Stawiają na nie zwłaszcza większe firmy, gromadzące ogromne ilości dokumentów.

Kiedy sprawdzi się przechowywanie dokumentów w magazynie skrytkowym?

Przechowywanie dokumentów firmowych w magazynie samoobsługowym jest dobrym wyborem w sytuacji, gdy dany użytkownik nie ma możliwości wygospodarowania odpowiednio dużej przestrzeni w swoim budynku. Czasami nie da się bowiem dobudować osobnego pomieszczenia czy wynająć kolejnego pokoju w danym obiekcie. Wówczas magazyn zewnętrzny jest strzałem w dziesiątkę. Nie zajmuje on miejsca na terenie należącym do firmy, a klient może w każdej chwili zrezygnować z wynajmu.

Magazyn samoobsługowy zapewnia niepowtarzalną elastyczność. Można dostać się do niego o dowolnej porze dnia i nocy. Przestrzeń ta jest chroniona, dlatego dokumenty pozostają w pełni bezpieczne. Tak liczne zalety sprawiają, że jest to rozwiązanie chętnie wybierane zarówno przez duże, jak i małe firmy z różnych branż.

Szukasz magazynu samoobsługowego, w którym bezpieczne jest przechowywanie dokumentów firmy? Sprawdź naszą ofertę!